徹底解説！一般事務とは何か？

1. はじめに
2. 一般事務の仕事内容
3. 一般事務のメリット・デメリット
4. 一般事務に必要なスキル
5. まとめ

1. はじめに

今回は一般事務について解説します！
一般事務は求人数が非常に多く、求職者からも人気の職種です。

一般的には・・・

「単純作業が多くて頭を使わずにできそう！」
「定時に帰れてプライベート充実♪」
「パソコンの入力作業がメインだから黙々とマイペースで作業できる」

というようなイメージがありますが実際はどうなんでしょうか？

仕事内容は？必要なスキルは？どんなメリットがあるの？
などなど・・・。
ポイントをまとめましたので最後までお付き合いください。

2. 一般事務の仕事内容

まずは一般事務の仕事内容です。
基本的には営業職等の他の社員のサポートを行います。
直接的に売上に貢献するわけではありませんが、縁の下の力持ちとしてサポートを行い間接的に業績アップに貢献していきます。
事務職が優秀であれば営業職は自分の仕事に専念することができ、結果的に業績もアップしていくのではないでしょうか。

それでは、具体的にどのような仕事を行うかを紹介していきましょう。
働く会社によって異なりますが代表的な仕事を挙げていきます。

お仕事内容①　データ入力・資料作成

事務職と聞いてまず思い浮かぶのはこの仕事ではないでしょうか。
経理担当であれば経費清算や決算書類に関する資料の作成、営業担当であれば見積りや請求書・提案資料の作成。
また売上やお客様に関する情報、商品の在庫状況等のデータ入力、アンケート結果の集計も代表的な仕事です。
必要に応じて様々なタイプのデータ入力・資料作成を行います。

お仕事内容②　電話対応・来客対応

こちらも事務職と聞くとイメージしやすい仕事です。
お客様からの電話を受け、担当部署につなぎます。
会社の代表電話を最初に受けるケースが多く、スムーズに担当部署につなぐことが重要です。
また、来客があった際の対応も行います。アポイントがある場合は会議室やミーティングスペースに案内します。
アポイン無しの訪問や担当者が不在の場合は代わりに要件を聞き担当者に伝言を行う場合もあります。

お仕事内容③　会場設営

大規模な会議が多い会社や、研修・セミナー等を実施している会社の場合、事務職が会場設営を行うことがあります。
会場内でイスや机を並べたり、機材のセッティングをしたり、資料や物品を運びます。
研修・セミナーではそのまま受付を行う場合もあります。
こちらの仕事は若干の体力仕事となります。

お仕事内容④　その他

お仕事内容①～③以外にも、事務職が行う様々な仕事があります。
書類のファイリング、伝票処理、郵送物の発送・仕分け、備品管理・発注etc…
事務職の守備範囲は多岐にわたります。

以上が代表的な一般事務の仕事です。
みなさんがイメージする通りの仕事もあれば、「えっ?!事務職ってそんなことまでするの??」という仕事もあったのではないでしょうか。

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3. 一般事務のメリット・デメリット

続いては、実際に働いている人の声を聞いてみましょう！

どんな仕事にも言えることですが、一般事務として働くと良い面と悪い面が見えてきます。
今回はメリット・デメリットで分けて紹介していきます。

≪メリット≫

・自分のスキルアップが実感できる
・土日休み、残業なしでプライベート充実
・デスクワーク中心なので体力がなくても大丈夫
・自分のペースで仕事ができるのでストレスが少ない
・1人で行う仕事がほとんどかと思っていたが、課内で協力して行う仕事もあり一体感が生まれる

≪デメリット≫

・ずっとPC画面を見ているので目が疲れやすい
・自分の仕事が会社の業績に直結しないので評価されにくい
・1日のほとんどを席に座って過ごすので気分転換ができない
・残業はないが目標もない。給与が上がる見込みもない
・黙々とデスクワークをすると思っていたが電話対応やクレーム対応をすることが多くストレスが溜まる

同じ事象だとしても、働く人によってメリットと感じることもあればデメリットに感じることもあるようです。

もしあなたが一般事務の仕事を探しているのであれば、自分がどのように働きたいかをイメージし、それにあった職場を探すことが大事です。

4. 一般事務に必要なスキル

一般事務のお仕事を行うためには、大きく分けて2つのスキルが必要です。

①PCスキル
②コミュニケーションスキル

①PCスキル

一般事務の仕事は基本的にパソコンを使って行います。
そのため、基本的なPCスキルは必須としている会社が多いです。
具体的にはExcel・Word・PowerPointを使いこなせることやタイピングの速度が求められます。

②コミュニケーションスキル

①のPCスキルに加えて必要になってくるのがコミュニケーションスキルです。
社内・社外の電話対応や来客対応時はもちろん、部署内で仕事を行う際もコミュニケーション能力が問われるケースが少なくありません。
事務職として他の職員のサポートをする中で様々な仕事をお願いされますが、笑顔で快く引き受けると部署内の雰囲気が良くなります。
また、依頼された仕事についてわからないことがあれば気軽に質問できる関係を築いておくことも事務職の大事な仕事です。
他の職員が気持ちよく働くことができるように気配りをすることで、部署にとって必要不可欠な存在になることができるでしょう。