職務経歴書のポイント！～事務職編～

(１)そもそも職務経歴書とは

履歴書と何が違うのか？と思いがちですが、役割は大きく異なります。
■履歴書・・・略歴を1枚のシートでまとめる
履歴書は基本的にフォーマットがあり、それに従って記入していきます。
1枚でその人の基本的な情報がわかります。
 
■職務経歴書・・・自分にどんな能力があるのかを伝えるアピール資料！
職務経歴書には決まり切ったフォーマットはありません。
それゆえに、どんなことを書けばよいのか迷ったり、場合によっては内容の薄さから持っている能力やこれまでの成果が伝わらず、書類が通過しないという事態になります。
これは非常に勿体ないことです。
まずは応募する企業がどんなスキルを持った人物を求めているのかを確認することが大切です。
それを踏まえ、ポイントを抑えた書類を作り、自身をアピールしましょう！

(２)必須項目

まずは記載が必要となる項目を紹介します。
■タイトル・提出期日・氏名
■職歴要約
■企業名<略さず正式名称>
■在籍期間・従業員数
■雇用形態・在籍部署・役職（ポジション）
■職務経歴（職務内容）
■実績
■パソコンスキル
■その他活かせる資格やスキル
■自己PR
いずれも、誤字脱字の内容に記入をしましょう。
 

(３)企業が見たいポイント～事務職～

事務職を経験してきた求職者の職務経歴書を見るとき、企業の採用担当者がどんなポイントをチェックするのかをお伝えします。
 
①業務内容
事務職と一言でいっても、業務内容は多岐にわたります。
ご自身がどんな業務に携わったのかを詳細に記入しましょう。
人事は「どんなことをしてきたのか・何ができるのか」という点を見ています。
自身が持つスキルの中に、企業が求人等で求めているものがあれば、漏れの内容に記載をしましょう。即戦力として判断される場合もあります。
具体的な数字に起こしたりすることで、より明確にあなたの能力を伝えることができます。
[例]
・見積書作成（月に〇枚作成など）
・請求書作成、領収証発行
・伝票起票
・会議用資料作成（月に□回、Excel使用）
・電話対応（内線or外線）、来客対応
・顧客データ入力（社内定型フォーマット使用、月△名分）
・備品管理
・小口現金管理
 
②実績（成果）
この項目で人事が見るポイントは、「会社が求めるスキルがあるか・自身でどのように仕事に取り組んできたのか」といった点です。
人事がどんなスキルを持った人材を求めているのか確認する必要があると前述しましたが、ここではそれに沿って内容を考えると良いでしょう。
特に「業務改善の成果」は記載しやすいですので、なるべく数値を用いてみると効果的です。
[例]
集計業務において、これまで使われていなかったAccessを使用し、効率的に業務を行うことができ、時間を4時間から2時間に半減することに成功した。
 
③自己PR
実績の部分で思うように書けない！
経験が足りず、数値で表せる実績が残せなかった！
という場合には、この「自己PR」にて自身の仕事への取り組み方について記載してみるのがよいでしょう。
業務を行う上で気を付けていたことや、工夫していたこと、また周囲からの評価について記載することもおすすめします。
人事から見て、客観的指標（数値による成果や他者からの評価）は、判断材料として必要なものです。
 
④パソコンスキル
事務職希望にとってとても重要な要素であるのがパソコンスキル。
人事は、会社が求めるパソコンスキルのレベルに達しているのかを見ています。
どんなソフトを使って、どのような用途・場所で使っていたのかを詳細に記載してください。
ここで記載が不足すると、能力が正確に評価されないことになりますので注意してください。
 
[例]
・Word（文書作成、図・グラフの挿入）社内文書作成、会議用資料作成
・Excel（IF関数、ピボットテーブル、VLOOKUP関数）売上データ管理等
・PowerPoint（プレゼン資料作成）実務経験なし、卒業研究に使用
・Access　　請求書発行
 

(４)まとめ

今回は事務職応募の際の職務経歴書のポイントをお伝えしました。
事務職は会社によって求めるスキルの幅が広く、それに伴って業務内容も様々です。
当たり前のことですが、書類選考は自身が提出した書類だけで判断されます。その書類でいかに自身の持つ能力を示し、アピールできるかがポイントです。
これまでの業務内容を振り返り、企業が求めるスキルと併せて、細かく記載することがポイントです。