介護で必要なフェイスシートとは？役割や書き方、アセスメントシートとの違いも解説

フェイスシートは、介護サービス利用者の基本情報を記載するシートです。
利用者への聞き取りを通して項目を埋めていきますが、作成したことがない方には、イメージがつきにくいものです。

フェイスシートは、事業所・施設内での情報共有や、利用者に合ったケアプラン作成のために使われる大切な書類です。
そのため、書き方のポイントをおさえて、正確に丁寧に記入することが必要です。
この記事では、フェイスシートの概要・役割・記入内容から、書き方のポイントや作成後の注意点まで解説します。
さらに、混同しやすいアセスメントシートとの違いも説明するので、参考にしてみてください。

1. フェイスシートとは

フェイスシートとは、介護の現場で使用されるプロフィール書類のようなものです。

サービス利用者の氏名・年齢・住所などの基本情報から、家族構成や職歴、既往歴などの立ち入った情報まで、聞き取った内容を書き込みます。

介護サービスを初めて利用するタイミングや、介護施設に入所するタイミングで作成されるのが一般的です。
フェイスシートの内容をもとに、ケアプランを作成したり、緊急時の対応方法を決めたりするので、正確な内容の記載が求められます。

フェイスシート作成時には、様式に沿った項目だけでなく、聞き取り中に気がついたことや雑談で聞いた内容などもメモしておくといいでしょう。
充実した内容のフェイスシートを施設全体で共有することは、サービスの質の向上につながります。

2. フェイスシートの目的・役割

フェイスシートを作成する目的・役割は、主に次の2つです。

• 事業所内での情報共有
• 利用者に合ったケアプランの作成

介護は複数のスタッフで行うため、サービス利用者の基本情報や日々の変化などは、事業所・施設全体で共有する必要があります。

フェイスシートを共有することで、利用者に対して同じ質問をするのを避けたり、担当者不在の日でも適切に対応できたりするでしょう。 また、家族構成や収入の状況が記載されたフェイスシートは、利用者にあったケアプランを作成する際にも役立ちます。

家族が介護をどれだけ負担できるか、どのくらいの予算があるのかを把握すれば、過不足のないサービスを提案するヒントになります。

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3. フェイスシートの記入内容

フェイスシートには、決められた様式などはありませんが、一般的には次のような内容を記載します。

フェイスシートに記入する内容の例
• 氏名
• 年齢
• 住所
• 連絡先
• 家族構成
• 生活歴
• 職歴
• 既往歴
• 要介護認定の有無
• 相談内容・困っていること 等

氏名・年齢・住所といった基本的な情報から、生活歴や職歴、既往歴といった私生活の部分まで、さまざまな情報を記載します。

相談内容や困っていることを聞けば、介護中やサービス提案時のヒントになります。
また、家族構成は「ジェノグラム」という記入方法を用いて表すのが一般的です。

上記の内容の他にも、聞き取りを通じて把握できる性格や心情、趣味などについても記載しておくといいでしょう。
また、収入源は年金だけなのか、それ以外にもあるのかといった経済状況や、家族からの支援状況などの情報もケアプラン作成時に役立ちます。

フェイスシートの役割は、情報共有が大きな部分を占めるので、誰にでもわかりやすい言葉で誤解のないよう記載するのが大切です。

■家族構成図は注意が必要

家族構成図を書くときには、丸や四角などを用いて家族関係を表す「ジェノグラム」という方法を用います。

ジェノグラムにおける人の書き方は、次の通りです。

• 四角：男性、丸：女性
• 線が二重の記号：サービス利用者本人
• 黒く塗りつぶした記号：亡くなった方

サービス利用者と、各記号で示された人との関係は、次のように表します。

• 横線：夫婦関係
• 縦線：親子関係
• 点線で囲った丸：同居

記号・色・線などを使って、サービス利用者との関係や同居の状況、生死の状況なども把握できるので、見やすいですよね。

記号の中心に数字を記載すれば、年齢も含めて、一目で確認できます。

4. フェイスシートの書き方・ポイント

業務上の情報共有やケアプラン作成に使用されるフェイスシートは、誰にでもわかりやすいように書くのが大切です。
ここでは、フェイスシートの書き方・ポイントを3つ紹介します。

■共通言語を使用する

フェイスシートを書くときは、どの職種の人でもわかる共通言語を使用しましょう。
介護業界で一般的な用語や略語なら問題ありませんが、特定の職種の人にしか通じない専門用語は控えるのが無難です。

特に、医療英語の走り書きなどはわかりにくいので、医療系ケアマネージャーの方は日本語で記載することを意識してみてください。
1文が長すぎたり、読みにくい殴り書きで書いたりするのも避けるべきです。

また、フェイスシートは数年単位で使用するので、ボールペンなどでハッキリ書くことをおすすめします。
すぐに消えてしまったり、書き換えられてしまったりする鉛筆・シャープペンは避けるべきでしょう。

■全て記入する

フェイスシートは、事業所や施設ごとに特定のフォームがあるので、記入欄はすべて埋めるようにしましょう。
わからない部分を空欄のままにすると、ケアプラン作成時やサービス開始後に確認するスタッフが困る可能性があります。

フェイスシートの項目は、介護サービスを提供する上で、最低限必要な情報です。
利用者本人への聞き取りだけで埋められない場合は、家族に確認してみてください。

慣れないうちは、フェイスシートにどのような項目があるのかを事前に確認して、正確に聞き取れるよう準備するとよいでしょう。

■最新の情報を記入する

フェイスシートには、常に最新の情報が記入されていることが大切です。
特に、サービス利用者の主治医が変更になったときは、必ず更新するようにしましょう。
利用者に緊急のことが起きたとき、主治医の情報が最新のものでないと、連絡がとれず困ることになります

また、緊急連絡先なども注意すべき大切な項目です。
サービス利用者にも、事業所や施設が正しい情報を把握する必要性を伝え、変更になったら伝えてもらうようにしましょう。

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5. フェイスシート作成後の注意点

フェイスシート作成後の注意点は、主に次の2つです。

• カギ付きファイルやキャビネットで保管する
• サービス終了後も保管する

フェイスシートは、氏名・年齢・住所や家族構成などの個人情報が書かれた書類です。
既往歴や主治医、場合によっては信条などのセンシティブな情報も含まれます。

これらの情報の管理がずさんだったり、流出させてしまったりすると、会社の信用に大きな影響がでます。
そのため、フェイスシートはカギ付きのファイルやキャビネットなど、社外の人間がアクセスできないよう管理する必要があります。

また、フェイスシートは、利用者に対するサービス終了後も保管することが義務づけられています。地域によって異なりますが、サービス終了から2年間、シートの使用終了から5年間ほどが目安です。

6. フェイスシートとアセスメントシートとの違い

アセスメントシートとは、ケアプラン作成時の面談の際に作成されるシートのことです。
フェイスシートが氏名や年齢などの基本情報を聞き取るのに対して、アセスメントシートは利用者のより踏み込んだ内容を聞き取ります。

アセスメントシートに記載する具体的な項目は次の通りです。

• 健康・栄養状態
• コミュニケーション能力
• 問題行動
• 居住環境
• 終末期の希望

厚生労働省が定める「課題分析標準項目」を網羅していれば、様式は自由です。
アセスメントシートは、サービス利用者の状態を把握するためのものなので、繰り返し作成されます。

また、フェイスシートが事実をわかりやすく記載するのに対して、アセスメントシートは聞き取った内容を分析して記載するのが特徴です。

7. フェイスシートを理解し、介護現場に活かしましょう

「サービス利用者のプロフィール帳」であるフェイスシートは、介護の現場において重要な書類です。

フェイスシートに記載された情報を適切に活用できれば、同じ質問の繰り返しを避けたり、利用者に合ったケアプランを作成できるでしょう。
そのため、フェイスシートには、最新の正確な情報を記載することが必要です。

記号や線を用いて家族構成を表す「ジェノグラム」という記載方もあるので、作成前に確認することをおすすめします。
まだフェイスシートを作成したことがない方は、この記事を参考に、シートの役割や書き方の理解を深めましょう。

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